Dans le paysage en constante évolution de la santé, les pharmacies doivent s’adapter pour rester compétitives et conformes aux réglementations. L’adoption d’un logiciel de gestion de l’officine (LGO) et / ou de la relation client (CRM) joue un rôle clé dans cette adaptation. Avec la généralisation de la facturation électronique (reportée au 1er septembre 2026), les repreneurs de pharmacie doivent commencer à se préparer dès aujourd’hui au changement. Zoom sur les avantages d’un logiciel adapté aux pharmacies, en mettant en lumière l’importance de la conformité réglementaire et l’intégration de la facturation électronique.
Sommaire
LGO Pharmacie et logiciels associés
Pour pouvoir être candidat au référencement Ségur un Logiciel de Gestion d’Officine de pharmacie ou LGO de pharmacie doit obligatoirement offrir les fonctions de :
- une facturation assurance maladie,
- la compatibilité avec le dossier pharmaceutique validé par le CNOP,
- un historique des délivrances de médicaments,
- une base de données des médicaments et produits de santé,
- une gestion des stocks de médicaments.
D’autres logiciels ou CRM peuvent être utilisés de façon connexe comme par exemple pour gérer une partie bien spécifique de l’activité.
L’importance d’un CRM dans le secteur de la santé
La conformité réglementaire : une exigence dès aujourd’hui
L’un des principaux avantages d’un CRM pour une pharmacie est entre autres sa capacité à assurer la conformité avec la ou les réglementations strictes qui vont s’appliquer très prochainement à toutes les entreprises et y compris les pharmacies d’officine. En effet, à partir de septembre 2026, toutes les entreprises devront être en mesure d’émettre et de recevoir des factures électroniques. Un LGO ou CRM adapté permet de centraliser et d’archiver les factures électroniques, garantissant leur authenticité, leur intégrité et leur lisibilité conformément aux normes EDI (Échange de Données Informatisé).
La transition vers la facturation électronique nécessitant une préparation rigoureuse, votre logiciel sera le meilleur moyen de gérer ce processus de manière fluide et efficace. Avec toutes les factures « scellées », horodatées et stockées de manière sécurisée, un outil fonctionnel facilitera le respect des nouvelles obligations, évitant au passage les éventuelles amendes administratives.
La gestion des relations avec les professionnels et organismes de santé
Contrairement aux CRM traditionnels utilisés dans d’autres secteurs d’activité, ceux utilisés dans le secteur de la santé par les officines se devront d’aller plus loin que les relations avec les seuls clients finaux. En effet, dans le cadre de leur activité, les pharmacies doivent pouvoir interagir régulièrement et de la façon la plus fluide qui soit avec des médecins, des infirmiers, des professionnels et organismes du monde de la santé. Un LGO et éventuellement au-delà de celui-ci un CRM complémentaire seront indispensables pour le fonctionnement de l’officine au quotidien.
Un CRM de santé adapté pour une officine devra également dans l’idéal permettre de segmenter les communication à destination des professionnels de santé de manière efficace. Par exemple, une pharmacie pourra utiliser le CRM pour communiquer plus facilement auprès de tout un groupe de professionnels de santé donné comme les médecins par exemple. Cette simplification des interactions améliore la fluidité des échanges avec les professionnels de santé voire l’efficacité de certaines campagnes de communication.
L’amélioration des opérations quotidiennes
Un Logiciel de Gestion d’Officine de pharmacie bien pensé peut améliorer considérablement les opérations quotidiennes d’une pharmacie, permettant notamment la gestion des stocks de médicaments, une optimisation des commandes et une meilleure coordination des équipes. Par exemple, le système de gestion des stocks, facilitera les réapprovisionnements en fonction des ventes et des prévisions de demande.
De plus, un CRM mobile permet aux équipes de rester connectées même en déplacement. Elles peuvent accéder aux informations sur les produits, saisir des commandes et mettre à jour les dossiers clients en temps réel. Cette flexibilité améliore la réactivité et la qualité du service offert aux professionnels de santé et aux patients.
Les fonctionnalités clés d’un logiciel pour les pharmacies
Pour répondre aux besoins spécifiques des pharmacies, un logiciel doit offrir des fonctionnalités adaptées à ce secteur. Voici quelques-unes des fonctionnalités clés à considérer lors du choix d’un CRM pour une pharmacie.
1) La gestion des profils utilisateurs distincts
Dans une pharmacie, différents utilisateurs ont des besoins et des responsabilités distinctes. Un CRM doit permettre de gérer des profils utilisateurs variés, en offrant des accès et des fonctionnalités adaptés à chaque rôle. Par exemple, les médecins peuvent avoir besoin d’accéder à certaines informations différentes de celles destinées aux patients, tandis que les équipes de gestion des stocks se concentreront sur les niveaux de stock et les réapprovisionnements.
2) L’intégration de la facturation électronique
Avec l’obligation de la facturation électronique en septembre 2026 pour les grandes entreprises et en septembre 2027 pour les PME et les micro-entreprises, il est essentiel que le CRM d’une pharmacie soit capable de gérer ce processus de manière fluide. Le CRM doit permettre la création, la transmission, la réception et l’archivage des factures électroniques conformément aux nouvelles normes. Cette fonctionnalité assure non seulement la conformité réglementaire mais aussi une gestion plus efficace des transactions financières, réduisant les risques d’erreurs et améliorant la traçabilité.
3) Une meilleure gestion de la communication
Les pharmacies sont régulièrement amenées à communiquer avec tel ou tel type de public. Le CRM permettra d’inclure de communiquer avec tel ou tel groupe d’utilisateurs. Voici un tableau synthétique présentant les caractéristiques attendues d’un CRM pour une pharmacie :
| Caractéristiques | Description |
|---|---|
| Gestion des relations avec les professionnels de santé | Permet de segmenter, cibler et personnaliser les interactions avec les prescripteurs, médecins, infirmiers et autres professionnels de santé. |
| Gestion des événements médicaux et promotionnels | Inclut des modules pour planifier, suivre et évaluer l’impact des événements promotionnels et médicaux. |
| Suivi de la prospection multicanale | Gère les interactions à travers divers canaux comme les visites en personne, les appels téléphoniques, les emails et les conférences en ligne. |
| Gestion des profils utilisateurs distincts | Permet de gérer des profils variés avec des accès et des fonctionnalités adaptés à chaque rôle, comme les délégués médicaux et les équipes de gestion des stocks. |
| Intégration de la facturation électronique | Gère la création, la transmission, la réception et l’archivage des factures électroniques conformément aux nouvelles normes. |
| Optimisation des stocks | Automatise les réapprovisionnements en fonction des ventes et des prévisions de demande pour une gestion efficace des stocks. |
| Accessibilité mobile | Permet aux équipes de terrain d’accéder aux informations et de mettre à jour les dossiers clients en temps réel, même en déplacement. |
Le choix d’un CRM pour une pharmacie est donc une décision stratégique qui peut avoir un impact significatif sur la conformité réglementaire, la gestion des relations avec les professionnels de santé et l’efficacité opérationnelle. En optant pour un CRM intégrant la facturation électronique, les pharmacies peuvent non seulement répondre aux exigences légales, mais aussi améliorer la qualité de leurs services et optimiser leurs opérations dans un esprit d’adaptabilité au numérique et à la digitalisation.
Lors de l’adoption d’un CRM, il est essentiel de considérer les fonctionnalités indispensables. Il faudra veiller à ce que la modularité et l’évolutivité du CRM permettent de s’adapter aux évolutions du marché et aux besoins changeants de l’organisation.
Enfin, l’accompagnement par un expert en IT peut grandement faciliter le processus de choix et d’implémentation du CRM. Un partenaire expérimenté dans le domaine de la santé pourra offrir des conseils personnalisés, assurer une intégration harmonieuse avec les systèmes existants et garantir que le CRM répondra aux exigences spécifiques du secteur en réfléchissant également aux futurs développements de marchés de l’officine.